מערכת לארגון עם כמה צוותים על אותו תיק

בארגון הבעיה בדרך כלל אינה מחסור בתוכנה. הבעיה היא שקבלה, טיפול וכספים מחזיקים כל אחד גרסה אחרת של אותו אדם, פנייה או ספק.

למי זה מתאים

מתאים לארגון או למוסד עם יותר ממחלקה אחת על אותו תהליך. פחות מתאים לצוות יחיד שכל התיק נשאר אצלו מרגע הפתיחה עד הסגירה.

התיק עובר במייל
אין מסך שאומר מי אחראי עכשיו. השאלה חוזרת בכל העברה בין מחלקות.
ההרשאות גורפות
או שכולם רואים הכל, או שהעבודה נעצרת כי רק מנהל המערכת יכול לפתוח את השלב הבא.
אי אפשר לכבות את המערכת הישנה
אף אחד לא תיעד מה יקרה לשבוע העבודה אם מכבים אותה, אז היא נשארת לצד כל ניסיון החלפה.

בעלות על כל שלב
מי פותח, מי מאשר ומי סוגר כתובים על המסלול, לא בשרשור המייל.
הרשאה לפי מחלקה ותפקיד
כספים רואים חיוב בלי לערוך את תוכן הטיפול. הטיפול רואה סטטוס חיוב בלי לשנות אותו.
מעבר שלא עוצר את השבוע
רשימה של מה עולה קודם, מה נשאר במערכת הישנה בכוונה, ומי בודק את השבוע הראשון.

אם כל המחלקות עובדות בו ואין עותק מקביל במייל, אין מה לבנות. הדף הזה רלוונטי כשה-CRM מכסה מחלקה אחת והשאר עדיין מעבירים תיקים ידנית.

מישהו מכל מחלקה שנוגעת בתיק, לא רק מערכות מידע. בלי מי שסוגר את השלב בפועל אי אפשר לדעת איפה התיק נתקע.

לא. עולים על מעבר אחד בין שתי מחלקות, למשל מקבלה לטיפול. מחלקה שלישית מצטרפת אחרי שהאחריות על המעבר הזה ברורה.